7 características que deben tener las plataformas educativas digitales
Hoy en día ya no cabe preguntarse si es necesario integrar la tecnología en el ámbito de la educación (EdTech), sino cómo debemos hacerlo. La transformación digital llegó para quedarse y ha acelerado el desarrollo y potencial de las empresas e instituciones, entre ellas, los centros educativos.
La escuela de hoy necesita las nuevas tecnologías para una gestión integral y centralizada del centro en todos los ámbitos de su operativa diaria (administrativa, académica, didáctica, financiera…), ganando así en eficiencia y mejorando la calidad en su tarea y responsabilidad principales: la educación y el progreso de los alumnos. Es aquí donde entran en juego el software educativo, una plataforma o ecosistema digital que integra todas las áreas del centro escolar para lograr una gestión eficaz y coordinada, además de dar soporte y cobertura a todos los agentes de la comunidad educativa (alumnos, docentes, familias…).
Equipar al centro o red de escuelas con un software educativo mejora el resultado de los estudiantes, facilita planes de enseñanza individualizados y aporta datos para una mayor visibilidad de los procesos de aprendizaje. Pero, ¿qué claves debe tener una plataforma educativa digital para que sea realmente sea productiva y cumpla su finalidad de forma efectiva? Podemos listar 7 características esenciales:
- Debe permitir la gestión integral y unificada.
- Debe gestionar la información de manera segura.
- Debe ser flexible y adaptarse a las necesidades de cada centro.
- Debe incluir herramientas de Business Intelligence.
- Debe aportar herramientas para la innovación pedagógica.
- Debe optimizar los flujos de comunicación interna y externa.
- Debe contar con un servicio de soporte y asesoramiento.
Veamos en profundidad cada una de estas claves.
1. Gestión integral y unificada
Una plataforma digital educativa debe abarcar una gestión de centro integral, es decir, debe dar cobertura a todas las áreas del centro escolar sin necesidad de utilizar más programas de gestión.
A menudo, la falta de integración de los datos termina ocasionando errores en los procesos, ya que se precisa el cotejo de la información de manera continua en varios sistemas independientes. Un software integral centraliza toda la información académica, administrativa, financiera y comunicativa en un mismo sistema, donde es actualizada simultáneamente en cada operación dentro del ecosistema, con el consiguiente ahorro de tiempo y costes.
Un software educativo debe abarcar todas las aristas y parámetros que envuelven la gestión de un centro escolar:
- Facturación
- Gestión de matrículas
- Coordinación de horarios
- Evaluación
- Contabilidad
- Entorno Virtual de Aprendizaje
- Comunicación
- Atención al cliente
- etc.
Así, el ecosistema debe aportar herramientas y funciones específicas para cada una de estas áreas a fin de mejorar la eficiencia de todos los procesos involucrados, pero todo en un mismo lugar, sin necesidad de implementaciones externas. Según estudios recientes, el 97% de los docentes opinan que todas las aplicaciones unificadas en un mismo lugar les permite dedicar menos tiempo a tareas rutinarias de administración y centrarse en lo que realmente les atañe: la educación y el progreso de sus alumnos.
2. Ciberseguridad
La seguridad de los datos es indispensable en cualquier software educativo, que debe contar con una infraestructura de primer nivel. La plataforma debe resguardar los datos del colegio de forma efectiva y controlar todos aquellos accesos por los que pueda darse una fuga de información, ocasionando vulnerabilidades en términos de integridad y/o privacidad.
Para brindar seguridad, el sistema debe ser integral, es decir, contar con diversos módulos que aporten soluciones para cada departamento y sus necesidades específicas de protección. Centralizar toda la información en un mismo sistema también es fundamental, ya que migraciones de datos de un sistema a otro puede ocasionar pérdidas, ocasionando problemas en diferentes ámbitos del centro a consecuencia de una base de datos poco fiable.
Los certificados de seguridad también son fundamentales, así como un servicio en la nube que garantice un buen resguardo de la información. También cobran especial relevancia los programas de prevención: las malas prácticas aumentan cuando no existe una cultura de seguridad y se conciencia sobre el uso adecuado de los datos entre toda la comunidad educativa.
3. Flexibilidad
Un software educativo no solo debe ser fácil de implementar, comprender y manejar por cualquier usuario de la comunidad educativa (la experiencia de usuario es sumamente importante), sino que debe ser lo suficientemente flexible para facilitar la organización y mejorar la operativa de los procesos inherentes a cada colegio en particular.
Este punto es de especial relevancia, ya que existen muchas plataformas educativas digitales con alcances diferentes. Un software puede coordinar las calificaciones de un centro educativo pero no ajustarse a los parámetros de calificación empleados en dicho colegio.
La capacidad de adaptarse a la realidad de cada institución es sin duda uno de los requisitos esenciales que debe integrar cualquier ecosistema educativo digital.
4. Business Intelligence
La gestión académica plantea complejidades que requieren un correcto manejo de la información. En este sentido, es fundamental que el software integre funciones de Business Intelligence por los grandes beneficios que reporta.
El objetivo fundamental del BI es analizar los datos que proporciona el centro para transformarlos en información relevante de cara a la toma de decisiones, ya sea en el ámbito académico, conductual o financiero. BI proporciona información de contexto, gráficos y reportes a medida para mantener un control efectivo sobre dos ejes claves de la gestión escolar: el académico y el económico-administrativo. Por un lado, existe mucha información valiosa para el seguimiento de los alumnos (calificaciones, comportamientos…), y por otro, para la eficiencia administrativa (facturación, cobranza, inventarios…).
Lo bueno del mundo digital es que todo lo que hacemos en el ecosistema deja un rastro que se puede medir y analizar. Esta característica tiene un potencial muy grande, ya que por ejemplo las interacciones que un alumno tiene en la plataforma digital educativa pueden brindar información muy útil para el docente (su evolución, las dificultades que enfrenta y los logros que obtiene).
Dado que analizar la información permite realizar diagnósticos en tiempo real, el análisis de datos en la escuela también se está convirtiendo en una herramienta importante para detectar casos de riesgo, como el abandono escolar, y actuar antes de que el problema llegue.
A pesar de los grandes beneficios que reportan, implementar herramientas de BI sigue siendo un reto de cara al futuro para muchas plataformas digitales educativas. No obstante, las instituciones educativas de mayor prestigio no solo destacan por la calidad de su programa didáctico, sino también por el grado de innovación tecnológica que implementan en sus sistemas de gestión, incluyendo herramientas de Business Intelligence.
5. Innovación pedagógica
Un software educativo también debe ser una puerta de entrada a la innovación pedagógica. En este sentido, la calidad de la enseñanza viene respaldada por la disponibilidad de un entono virtual de aprendizaje que permita procesos de enseñanza y aprendizaje personalizados. Cada alumno tiene unas necesidades pedagógicas únicas y específicas que el ecosistema debe abordar de forma individualizada.
Los Learning Mangement System (LMS) son aplicaciones software (como Moodle, uno de los entornos más utilizados por la comunidad educativa) que debe integrar cualquier plataforma para el desarrollo de nuevas formas de aprendizaje, además de facilitar la administración, documentación, automatización y establecimiento de programas de capacitación, entre otras funcionalidades.
Entre las principales oportunidades que ofrecen estos entornos virtuales de aprendizaje, se encuentran:
- Personalización de contenidos.
- Programas didácticos para diferentes disciplinas y niveles.
- Programas tutoriales para dirigir a los alumnos.
- Simuladores en entornos dinámicos.
- Heramientas digitales como procesadores de texto, hojas de cálculo, editores gráficos, etc.
- Enciclopedias virtuales
- Gamifiación (juegos educativos) para incentivar el aprendizaje mediante recompensas.
Estas “aulas virtuales” permiten al personal docente tener una mejor dinámica de enseñanza gracias a que brindan espacios interactivos y amigables para el alumnado. Además, facilitan la planificación de las clases y estimulan la participación de los estudiantes, redundando en última estancia en un mayor rendimiento académico.
6. Comunicaciones
Una comunicación centralizada es otro aspecto que favorece la gestión académica gracias a la tecnología. Es importante resaltar que la plataforma digital educativa no solo debe tener fines didácticos o pedagógicos.
El software educativo deben constituirse como una solución integral que abarca todos los procesos involucrados en un centro escolar, entre ellos, facilitar la comunicación entre todos los agentes de la comunidad educativa (estudiantes, familias, docentes, directores, colaboradores, etc.).
La comunicación debe fluir a través de diversos canales como el correo electrónico, la web y aplicaciones móviles, desde donde se deben articular de manera eficaz mensajes masivos o individuales, comunicados, circulares, convocatorias, tutorías, etc., ya sea sobre asuntos concernientes a la institución o sobre la situación particular de cada alumno, entre otros temas relevantes.
7. Soporte y asesoramiento
Por último, y no menos importante, una plataforma digital educativa debe contar con un centro de ayuda y soporte disponible en horario laboral de la escuela para brindar acompañamiento constante. Esto permitirá resolver dudas y sacar el mayor partido a las funcionalidades y herramientas del ecosistema.
Implementar un software educativo es un proceso paulatino que no es complicado si contamos con el asesoramiento adecuado de consultores y especialistas que garanticen las soluciones más pertinentes para cada necesidad concreta del centro educativo.
SM Educamos
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SM Educamos aborda cuatro ejes principales sobre los que trabaja todas sus funcionalidades:
- Analítica de datos: Explotación de información relevante a través de herramientas de Business Intelligence.
- Comunicación del centro: Herramientas ágiles e intuitivas para facilitar los flujos de información entre todos los agentes de la comunidad educativa.
- Gestión del centro: Gestión centralizada en el ámbito académico, económico, administrativo y funcional en el aula.
- Innovación pedagógica: Entorno Virtual de Aprendizaje (EVA) para la integración de recursos y contenidos propios o de terceros.
Te acompañamos en la transformación digital de tu escuela apoyándote en los hitos más importantes del proceso (diagnóstico, planificación, implantación, mantenimiento y evaluación), y manteniendo atención personalizada proactiva, cercana, continua y eficaz a través de nuestro Servicio Global de Soporte.
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